우리 시민들은 일상생활을 하면서 다양한 종류의 민원서류를 필요로 한다. 주민등록초본, 등기부등본 등이다.

은행에서 단돈 1천만원만 빌릴 때에도 은행이 우리에게 요구하는 서류가 보통 7-8종에 달한다. 이런 종이서류는 복잡하기는 하지만 공신력을 주기 때문에 각 기관이 요구한다. 그런데 이제 소위 종이 없는(paperless) 민원서류 시대가 다가왔다.

행정기관에서는 시민에 대한 행정서비스 향상을 위해 각종 편익 시책 등을 개발 추진하고 있으며 그 대표적인 예로 행정정보공동이용 서비스를 들 수 있다.

행정정보공동이용은 민원인이 민원처리에 필요한 각종 구비서류 발급을 위해 다수의 행정기관을 직접 방문하는데 따른 비용과 시간을 개선하기 위한 제도로 시작하게 되었다.

민원인이 준비해야하는 구비서류 대신 각 기관에서 보유하고 있는 개인정보를 담당직원이 직접 열람하여 처리하는 제도이다.

예를 들어 여권신청의 경우 신청인이 본인 신분증과 사진을 가지고 신청서를 작성하여 제출하면 신청 받은 기관에서 신청인의 주민등록 사항과 가족관계등록정보, 병적증명서 등을 확인하고 여권신청서를 등록하여 여권을 발급 교부하게 된다.

민원인의 입장에서는 발급시간, 교통비, 발급비용 등 사회적 비용절감효과와 구비서류 준비에 따른 불편이 해소되고 기관 입장에서는 기관 상호간 행정정보 공유기반 제공으로 효율적인 업무처리가 가능해졌으며, 신속한 민원처리에 따른 민원인들의 만족도 제고 효과까지 1석 3조의 효과를 보게 된다.

하지만, 아쉽게도 모든 민원신청에 행정정보공동이용이 가능한 것은 아니다. 주민등록등초본 등 35개 기관이 보유한 166종(2019.3월기준)의 구비서류만이 가능하기 때문에 민원을 신청하기 전에 행정정보공동이용센터(www.share.go.kr) 접속 또는 민원접수기관에 문의하여 구비서류를 확인하는 것이 좋다.

행정정보공동이용을 활용하여 법적 감면대상자들의 감면방식도 수월해질 전망이다. 장애인, 기초생활수급자, 한 부모 가정 등은 각종 법령과 조례에 따라 이용요금의 감면 혜택을 받을 수 있지만 이용자가 장애인증명서, 기초생활수급확인서 등을 제출해야 하는 불편함과 낙인효과를 우려하여 혜택을 포기하는 경우가 발생하기도 한다.

이를 개선하기 위해 광주시에서는 공공시설 이용요금 감면자격확인 서비스 구축을 준비하고 있다. 지방자치단체 및 공사 공단이 운영하는 주차장, 체육시설 등을 이용할 때 법정 할인혜택에 대해 본인의 동의를 얻어 자동으로 확인하고 할인된 가격으로 공공시설을 이용하는 것으로, 공공시설 이용 시 각종 증명서 제출 및 감면 요금 환불 등 불편 요소를 해소 할 수 있게 될 것이다.

지금은 시범단계에 불과 하지만 향후 많은 사람들이 혜택을 볼 수 있도록 더 다양한 분야로의 확대가 이루어지고, 서비스 개선을 통하여 종이서류가 사라지는 날이 오기를 기대해 본다.